1. korak: nominacija studenata stranom sveučilištu

• ERF službeno nominira studenta izabranom stranom sveučilištu (obično putem e-maila ili online obrasca). Student će dobiti kopiju e-maila te na taj način biti obaviješten o nominaciji.
• Nakon nominacije, studenta će kontaktirati strano sveučilište i poslati mu upute za prijavu i rokove. Sve te informacije student može i prije nominacije naći na mrežnim stranicama stranog sveučilišta.
• Student je dužan sam prikupiti potrebnu dokumentaciju koju traži strano sveučilište i izvršiti prijavu do roka.
• Svako strano sveučilište određuje rok do kojeg se student mora prijaviti za zimski odnosno ljetni semestar. Do navedenog roka student je dužan poslati online prijavu i ostale tražene dokumente. Rokovi za prijavu na strana sveučilišta
• Student ispunjava online prijavu na stranom sveučilištu i dostavlja im traženu dokumentaciju na način koji strano sveučilište traži.
• Potrebno je prikupiti sve tražene dokumente prije ispunjavanja online prijave jer će se neki dokumenti morati učitati u online prijavu.

2. korak: Zahtjev za usklađivanjem predmeta

• Zahtjev za usklađivanjem predmeta
• Kako bi se uskladili predmeti na matičnom i stranom fakultetu, student ispunjava Zahtjev za usklađivanjem predmeta i šalje ga ECTS koordinatorici mailom ects.coordinator@erf.unizg.hr.
• ECTS koordinatorica s nositeljima predmeta dogovara priznavanje predmeta ili obaveze koje student mora izvršiti
• Tek nakon što mu ECTS koordinatorica vrati ispunjeni Zahtjev s dogovorenim obvezama, student priznate predmete upisuje u OLA

3. korak: Ugovor o učenju (Learning agreement)

• Online Learning Agreement (OLA)   
• Student prije odlaska na studijski boravak mora dogovoriti Ugovor o učenju (Learning Agreement). Sveučilište u Zagrebu koristi Online Learning agreement (OLA).
• Online Learning Agreement potpisuju tri strane: student, matični fakultet i strano sveučilište. 
• Potpisivanje OLA inicira student, registracijom u sustav. Student otvara svoj korisnički račun i kao ovlaštenu osobu za potpisivanje ispred ERF-a upisuje ECTS koordinatoricu dr. sc. Anu Matić Škorić ects.coordinator@erf.unizg.hr.
• U ime stranog sveučilišta, OLA potpisuje ovlaštena osoba. Student je dužan provjeriti provjeriti sa stranim sveučilištem koga treba upisati kao kontakt s njihove strane.
• Iznimno, samo u slučaju da strano sveučilište ne koristi OLA, studenti mogu koristiti ove obrasce. 
  • Learning agreement - before mobility - prije odlaska na mobilnost (isprintati, potpisati i odnijeti ECTS koordinatorici na potpis)
  • Learning agreement - during mobility - ispunjava se u prvih mjesec dana boravka na mobilnosti, samo ako je bilo promjena u predmetima koje ste odabrali u prvom LA (potpisuju student i strani koordinator, skenirani LA student šalje mailom ECTS koordinatorici na potpis)

Kako ispuniti Learning agreement?

• Osim osnovnih podataka o studentu, sveučilištu i razdoblju mobilnosti, potrebno je ispuniti A i B tablicu u Learning agreementu.
• Na web stranici stranog sveučilišta nalaze se popisi predmeta na engleskom jeziku za strane studente s kojeg studenti biraju predmete. Za sve dodatne informacije o izboru predmeta na stranom sveučilištu, student je dužan sam kontaktirati koordinatora na stranom sveučilištu.
• U tablicu A student upisuju predmete koje će slušati na stranom sveučilištu (minimalno 25 ECTS). U tablicu B upisuje predmete na ERF-u, samo one koji će mu biti u potpunosti priznati nakon mobilnosti (podaci iz Zahtjeva)

4. korak: Ugovor o financiranju

Student prije odlaska na mobilnost potpisuje Ugovor o financiranju sa Sveučilištem u Zagrebu o čemu će ga Ured za međunarodnu suradnju Sveučilišta u Zagrebu na vrijeme obavijestiti.

Odustanak od mobilnosti

Student može odustati od mobilnosti za koju je odabran ali samo u određenom roku:

• Rok za odustanak od odlaska u zimskom semestru: 1. lipnja 2023.
• Rok za odustanak od odlaska u ljetnom semestru: 5. rujna 2023.

Izjava o odustanku - pod Dokumenti i obrasci

Za studente koji odustanu od mobilnosti izvan navedenih rokova, i/ili bez u zadanom roku dostavljenog službenog i potpisanog obrasca u Ured za međunarodnu suradnju Sveučilišta, smatrat će se da su odustali izvan roka, te se neće moći prijaviti za ERASMUS+ mobilnost studijski boravak ni stručnu praksu sljedeće dvije akademske godine.

Uputa o žalbi

Žalbe koje student podnosi Fakultetu:

• Žalba protiv Odluke o odabiru kandidata za studijski boravak
• Žalba protiv odluke o prijavi za kategoriju studenta s manje mogućnosti

podnose se direktno Fakultetu, preporučenom poštom ili osobno u: Ured za međunarodnu suradnju, Borongajska cesta 83F, 10000 Zagreb s naznakom „Žalba Erasmus+ 2023/24". Prijedlog odluke o žalbi daje Fakultet, a konačnu odluku donosi Povjerenstvo za žalbe u programima mobilnosti Sveučilišta u Zagrebu.

Žalbe koje student podnosi Sveučilištu:

• Žalba protiv odluke o prijavi za niži socio-ekonomski status podnosi se direktno Sveučilištu, na adresu: Sveučilište u Zagrebu, Središnji ured za međunarodnu suradnju, Trg Republike Hrvatske 14, 10000 Zagreb, s naznakom „Žalba Erasmus+ socio-status 2023/24, Povjerenstvo za žalbe u programima mobilnosti”.

Žalbe se podnose u pisanom obliku preporučenom poštom, u roku od 8 dana od objave rezultata natječaja na mrežnim stranicama Sveučilišta. U obzir će biti uzete isključivo žalbe podnesene u tom obliku. Žalbe ili upiti poslani putem elektroničke pošte neće se uzeti u razmatranje.

Ako student nije zadovoljio formalne uvjete Natječaja (npr. prijava nije potpuna, dostavljena je nepravilna dokumentacija, student je poslao više prijava ili je prijavio pogrešnu stranu instituciju i sl.) prijava se automatski odbija bez mogućnosti žalbe.